KI und Datenschutz
Wie eine HR-Abteilung, ein HR-Dienstleister oder ein Beratungsunternehmen mit PrivaSearch und eigenem KI-Assistenten in Personal- und Kundenakten sucht.
Eine HR-Abteilung oder ein Beratungsunternehmen nutzt PrivaSearch, um mit einem KI-Assistenten in Personalakten, Richtliniendokumenten und Kundenberichten zu suchen, ohne Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen an den Anbieter dieses Assistenten zu geben. Ein Kollege kontrolliert jedes Dokument, bevor es durchsuchbar wird, und jede Antwort kommt mit der Quelle.
Im Folgenden sehen Sie, wie das funktioniert, mit erfundenen Situationen aus der Praxis einer HR-Abteilung, eines HR-Dienstleisters und einer Organisationsberatung. Zuerst, warum diese Art Akten besondere Sorgfalt verlangt.
Eine Personalakte enthält mehr als einen Namen und eine Adresse. Darin stehen Beurteilungen, Gehaltsvereinbarungen, Abmahnungen und manchmal Berichte über Gespräche zu privaten Umständen. In einer Fehlzeitenakte stehen Informationen, die die Gesundheit berühren. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Artikel 9 DSGVO verbietet ihre Verwendung, außer in einer begrenzten Zahl von Ausnahmen. Welche Daten darunter fallen, steht in unserem Artikel über besondere Kategorien personenbezogener Daten.
Hinzu kommt das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein Mitarbeitender kann schwer Nein sagen und erwartet, dass seine Akte nicht weiter gelangt als nötig. Wer eine solche Akte in einen Chatbot einfügt, sendet sie vollständig an den Anbieter. Die Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde, warnt, dass dies zu einer Datenpanne führen kann.
Für Beratungsunternehmen gilt Ähnliches. Interviews mit Mitarbeitenden eines Kunden, Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung oder ein Bericht über eine Umstrukturierung sind vertraulich, und die Menschen darin sind oft gut erkennbar.
PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat.
Wo in einem Gesprächsprotokoll stand, dass ein Mitarbeitender nach einem Gespräch mit der Führungskraft einen Folgetermin erhielt, liest der Assistent „[PERSOON_B4A1] hatte ein Gespräch mit [PERSOON_C7D2]“. Weil die Pseudonyme konsistent sind, sieht er dennoch, dass es in fünf Protokollen um dieselben zwei Menschen geht.
Eine HR-Beraterin bereitet ein Gespräch über einen Mitarbeitenden vor, der schon länger nicht gut arbeitet. Sie möchte wissen, welche Vereinbarungen in den vergangenen zwei Jahren getroffen wurden und ob ein Verbesserungsplan festgehalten ist. In PrivaSearch fragt sie: „Welche Vereinbarungen zu Verbesserungspunkten stehen in den Gesprächsprotokollen?“ Die Antwort kommt mit den Textstellen und den Protokollen, in denen sie stehen. Sie liest sie selbst nach, bevor sie etwas damit tut.
Bei langer Arbeitsunfähigkeit müssen die Vereinbarungen zur Wiedereingliederung gut festgehalten sein. Ein HR-Dienstleister, der das für mehrere Arbeitgeber übernimmt, möchte schnell wiederfinden, welche Schritte in einer Akte unternommen wurden und wann. Fehlzeitenberichte enthalten manchmal Beschreibungen von Beschwerden. Die Erkennung ist nie vollständig: Deshalb schaut der Kollege bei der Prüfung gerade bei solchen Textstellen besonders genau hin. Medizinische Daten gehören außerdem nicht in eine HR-Akte, wenn der Betriebsarzt sie nicht weitergeben muss. Legen Sie nur Unterlagen in ein Projekt, die nach Ihren eigenen Vereinbarungen dorthin gehören.
Mitarbeitende stellen HR immer wieder dieselben Fragen: Wie ist das mit Urlaub bei einem Umzug, was ist die Regelung für das Homeoffice, welche Kündigungsfrist gilt. Das Personalhandbuch, der Tarifvertrag und die Regelungen enthalten kaum personenbezogene Daten, sind aber lang. In einem Projekt mit diesen Unterlagen findet eine HR-Mitarbeiterin die Antwort samt Bestimmung, statt hundert Seiten durchzublättern.
Eine Organisationsberatung führt vierzig Interviews bei einem Kunden und möchte wissen, welche Themen immer wiederkehren. Die Protokolle nennen Namen, Funktionen und Abteilungen. Nach Pseudonymisierung und Prüfung kann ein Berater den Assistenten fragen, welche Engpässe in mehreren Interviews genannt werden, mit der Quelle je Textstelle. Beachten Sie: Eine einzigartige Funktion in einer kleinen Abteilung kann jemanden erkennbar machen, auch ohne Namen. Das beurteilt der Kollege bei der Prüfung, und das bestimmt, was in den Bericht kommt.
| Aufgabe | PrivaSearch und Ihr Assistent | HR oder der Berater |
|---|---|---|
| Eine Vereinbarung oder ein Protokoll wiederfinden | Sucht in freigegebenen Textstellen und nennt die Quelle | Liest im Dokument selbst nach |
| Eine Akte ordnen oder zusammenfassen | Erstellt einen ersten Entwurf auf Basis der Textstellen | Ergänzt und korrigiert |
| Personenbezogene Daten abschirmen | Ersetzt sie durch Pseudonyme; ein Kollege kontrolliert | Beurteilt, ob es vollständig ist |
| Bewerbende auswählen oder Mitarbeitende beurteilen | Tut das nicht | Trifft jede Entscheidung über eine Person selbst |
| Festhalten, wer was getan hat | Hält jede Auflösung eines Pseudonyms in einem Protokolleintrag fest | Kann das Protokoll einsehen |
Die vierte Zeile ist wichtig. KI, die Bewerbende auswählt oder die Leistung von Mitarbeitenden beurteilt, gilt laut Anhang III des AI Act (KI-Verordnung) als hochriskant. Dafür ist PrivaSearch nicht gedacht: Es macht Dokumente durchsuchbar und trifft keine Entscheidungen. Nutzen Sie den Assistenten also nicht, um Menschen zu reihen oder abzulehnen. Die DSGVO gibt Menschen außerdem das Recht auf menschliches Eingreifen bei Entscheidungen mit erheblichen Folgen.
Arbeiten Sie mit Projekten und Berechtigungen. Berechtigungen gelten je Projekt, und Administratoren erhalten keine automatische Einsicht. So sieht eine Führungskraft nur die Akten, in deren Projekt sie Mitglied ist, und ein Berater aus dem einen Kundenteam sieht nichts von einem anderen Kunden.
Verbinden Sie nur ein Geschäftskonto. Was PrivaSearch an den Assistenten zurückgibt, gelangt zum Anbieter dieses Assistenten, mit Pseudonymen statt Namen. Verbinden Sie deshalb ein Geschäftskonto mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag; mehr dazu in Welches Abonnement für die geschäftliche Nutzung?.
Tippen Sie keine Namen in Ihren Assistenten. Was Sie selbst in den Assistenten tippen, geht direkt an den Anbieter, an der Pseudonymisierung vorbei. Fragen Sie nach „diesem Mitarbeitenden“, nicht nach einem Namen.
Geben Sie jedem Projekt ein Enddatum. Danach wird der Zugang geschlossen, und Kopien, Fragmente und Pseudonyme werden bereinigt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt. Das hilft, Akten nicht länger als nötig aufzubewahren.
Halten Sie es fest. Eine DSFA ist bei Personaldaten schnell ein Thema. Wie Sie diese angehen, lesen Sie in Die DSFA für KI-Tools. Pseudonymisierte Daten bleiben für Ihre Organisation personenbezogene Daten; warum, steht in Pseudonymisieren oder anonymisieren?.
Die Arbeitsweise Schritt für Schritt steht auf der Seite So funktioniert PrivaSearch. Möchten Sie es mit Ihren eigenen Unterlagen sehen, fragen Sie eine Demo an.
Beginnen Sie mit den Unterlagen, in denen das geringste Risiko und der größte Zeitaufwand stecken: dem Personalhandbuch, dem Tarifvertrag und den Regelungen. Darin stehen kaum personenbezogene Daten, und die Fragen dazu kommen jede Woche wieder. So lernt das Team, mit der Suche nach Quelle zu arbeiten, ohne dass sofort sensible Akten in einem Projekt liegen.
Erweitern Sie danach auf Akten, eine Art nach der anderen. Vereinbaren Sie, wer die Prüfung durchführt: Bei Personalakten ist das jemand, der den Kontext kennt und sieht, wann eine Beschreibung jemanden erkennbar macht. Halten Sie fest, welche Unterlagen nie in ein Projekt kommen, etwa medizinische Informationen, die der Betriebsarzt nicht weitergeben muss.
Beziehen Sie den Betriebsrat rechtzeitig ein. Eine neue Art, mit Personaldaten zu arbeiten, ist etwas, worüber der Betriebsrat mitreden möchte, auch wenn das System keine Entscheidungen trifft.
Sorgen Sie dafür, dass alle, die suchen, die kurze Schulung zur KI-Kompetenz absolviert haben. Ohne gültige Schulung öffnet sich der Arbeitsbereich nicht, und auch die Verbindung mit dem Assistenten wird verweigert. Warum es diese Schulung gibt, lesen Sie in unserem Artikel über KI-Kompetenz.
Nicht ohne Weiteres. Sie senden dann die gesamte Akte an den Anbieter, mit Beurteilungen, Gehaltsvereinbarungen und manchmal Gesundheitsdaten. Das verlangt nach der DSGVO eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Abwägung der Erforderlichkeit. Ein sichererer Weg ist, die personenbezogenen Daten zuerst zu pseudonymisieren und kontrollieren zu lassen, sodass der Assistent nur freigegebene Textstellen sieht.
Nein. PrivaSearch ist kein HR-System. Es wählt keine Kandidaten aus, beurteilt keine Mitarbeitenden und trifft keine Entscheidungen. Es macht Dokumente durchsuchbar, nachdem personenbezogene Daten ersetzt wurden und ein Kollege das kontrolliert hat. Eine Entscheidung über eine Person trifft immer ein Mensch.
Die Erkennung findet Namen, Adressen, BSN, IBANs, Kennzeichen und Geburtsdaten, ist aber nie vollständig. Deshalb ist die menschliche Prüfung verpflichtend: Ein Kollege sieht das Original neben dem pseudonymisierten Text und ergänzt, was übersehen wurde. Legen Sie außerdem nur Unterlagen in ein Projekt, die nach Ihren eigenen Vereinbarungen dorthin gehören.
Nur die Akten in Projekten, in denen sie Mitglied ist. Berechtigungen gelten je Projekt, und auch Administratoren erhalten keine automatische Einsicht. Ist eine SharePoint-Bibliothek verbunden, wird bei jeder Anfrage live geprüft, ob der Nutzer das Dokument dort noch sehen darf.
Nicht von selbst. Eine Funktion, eine Abteilung oder ein Ereignis kann jemanden erkennbar machen, auch wenn der Name ersetzt ist. Pseudonymisierte Daten bleiben deshalb personenbezogene Daten. Der Kollege, der die Prüfung durchführt, beurteilt, was noch erkennbar ist, und der Berater bestimmt, was in einen Bericht kommt.
Claude, ChatGPT Business und Mistral Vibe, über eine gesicherte MCP-Verbindung. Sie verbinden über die eigene Adresse Ihrer Organisation und bestätigen die Verbindung, nachdem Sie sich angemeldet haben. Suchen können Sie auch vollständig in PrivaSearch selbst: Die Verbindung ist eine Ergänzung, keine Voraussetzung.
Je Claude-Tarif: Was mit Ihren Eingaben passiert, wie lange sie bleiben, ob ein Vertrag besteht und wo Ihre Daten gespeichert werden. Stand Oktober 2026.
Was Sie je Datenart vor der Eingabe in einen KI-Chatbot regeln müssen: von Namen und E-Mail-Adressen bis zu Gesundheit, Strafregister und BSN.
Wo eine hochgeladene Datei landet, wie lange sie bleibt, wer Zugriff hat und was Löschen bedeutet. Mit vier Vorgehensweisen für personenbezogene Akten.
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