AI en privacy
Hoe een HR-afdeling, een HR-dienstverlener of een adviesbureau met PrivaSearch en een eigen AI-assistent in personeels- en klantdossiers zoekt.
Een HR-afdeling of adviesbureau gebruikt PrivaSearch om met een AI-assistent te zoeken in personeelsdossiers, beleidsstukken en klantrapporten, zonder namen, BSN's en adressen aan de aanbieder van die assistent te geven. Een collega controleert elk document voordat het doorzoekbaar wordt, en elk antwoord komt met de bron.
Hieronder zie je hoe dat werkt, met verzonnen situaties uit de praktijk van een HR-afdeling, een HR-dienstverlener en een organisatieadviesbureau. Eerst waarom dit soort dossiers bijzondere zorg vraagt.
Een personeelsdossier bevat meer dan een naam en een adres. Er staan beoordelingen in, salarisafspraken, waarschuwingen en soms verslagen van gesprekken over privéomstandigheden. In een verzuimdossier staat informatie die raakt aan gezondheid. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens: artikel 9 van de AVG verbiedt het gebruik ervan, behalve in een beperkt aantal uitzonderingen. Welke gegevens daaronder vallen, staat in ons artikel over bijzondere persoonsgegevens.
Daar komt de verhouding tussen werkgever en werknemer bij. Een medewerker kan moeilijk nee zeggen, en verwacht dat zijn dossier niet verder komt dan nodig. Wie zo'n dossier in een chatbot plakt, stuurt het in zijn geheel naar de aanbieder. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat dat tot een datalek kan leiden.
Voor adviesbureaus geldt iets vergelijkbaars. Interviews met medewerkers van een klant, uitkomsten van een medewerkersonderzoek of een rapport over een reorganisatie zijn vertrouwelijk, en de mensen erin zijn vaak goed herkenbaar.
PrivaSearch is software waarmee je team met Claude, ChatGPT of Mistral Vibe in eigen dossiers zoekt, nadat namen, BSN's en adressen door pseudoniemen zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd.
Waar in een gespreksverslag stond dat een medewerker na een gesprek met de leidinggevende een vervolgafspraak kreeg, leest de assistent "[PERSOON_B4A1] had een gesprek met [PERSOON_C7D2]". Omdat de pseudoniemen consistent zijn, ziet hij wel dat het in vijf verslagen om dezelfde twee mensen gaat.
Een HR-adviseur bereidt een gesprek voor over een medewerker die al langer niet goed functioneert. Ze wil weten welke afspraken er in de afgelopen twee jaar zijn gemaakt en of er een verbetertraject is vastgelegd. In PrivaSearch vraagt ze: "Welke afspraken over verbeterpunten staan in de gespreksverslagen?" Het antwoord komt met de passages en de verslagen waar ze in staan. Ze leest ze zelf na voordat ze er iets mee doet.
Bij langdurig verzuim moeten de afspraken over re-integratie goed vastliggen. Een HR-dienstverlener die dat voor meerdere werkgevers doet, wil snel terugvinden welke stappen in een dossier zijn gezet en wanneer. Verzuimverslagen bevatten soms omschrijvingen van klachten. Herkenning is nooit volledig: daarom kijkt de collega in de review juist bij zulke passages extra goed. Medische gegevens horen bovendien niet in een HR-dossier als de bedrijfsarts ze niet hoeft te delen. Zet alleen stukken in een project die er volgens je eigen afspraken in horen.
Medewerkers stellen HR steeds dezelfde vragen: hoe zit het met verlof bij een verhuizing, wat is de regeling voor thuiswerken, welke opzegtermijn geldt. Het personeelshandboek, de cao en de regelingen bevatten nauwelijks persoonsgegevens, maar zijn wel lang. In een project met die stukken vindt een HR-medewerker het antwoord met de bepaling erbij, in plaats van door honderd pagina's te bladeren.
Een organisatieadviesbureau voert veertig interviews bij een klant en wil weten welke thema's steeds terugkomen. De verslagen noemen namen, functies en afdelingen. Na pseudonimisering en review kan een adviseur de assistent vragen welke knelpunten in meerdere interviews worden genoemd, met de bron per passage. Let op: een unieke functie in een kleine afdeling kan iemand herkenbaar maken, ook zonder naam. Dat beoordeelt de collega in de review, en dat bepaalt wat er in het rapport komt.
| Taak | PrivaSearch en je assistent | HR of de adviseur |
|---|---|---|
| Een afspraak of verslag terugvinden | Zoekt in vrijgegeven passages en geeft de bron | Leest na in het document zelf |
| Een dossier ordenen of samenvatten | Maakt een eerste opzet op basis van passages | Vult aan en corrigeert |
| Persoonsgegevens afschermen | Vervangt ze door pseudoniemen; een collega controleert | Beoordeelt of het volledig is |
| Kandidaten selecteren of medewerkers beoordelen | Doet dat niet | Neemt elk besluit over een persoon zelf |
| Bijhouden wie wat deed | Legt elke terugvertaling vast in een logregel | Kan het log raadplegen |
Die vierde regel is belangrijk. AI die sollicitanten selecteert of prestaties van medewerkers beoordeelt, valt volgens bijlage III van de AI Act onder hoog risico. PrivaSearch is daar niet voor bedoeld: het maakt documenten doorzoekbaar en neemt geen beslissingen. Gebruik de assistent dus niet om mensen te rangschikken of af te wijzen. De AVG geeft mensen bovendien het recht op een menselijke blik bij besluiten met grote gevolgen.
Werk met projecten en rechten. Rechten gelden per project, en beheerders krijgen geen automatische inzage. Zo ziet een leidinggevende alleen de dossiers waar hij lid van is, en ziet een adviseur van het ene klantteam niets van een andere klant.
Koppel alleen een zakelijk account. Wat PrivaSearch aan de assistent teruggeeft, komt bij de aanbieder van die assistent terecht, met pseudoniemen in plaats van namen. Koppel daarom een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst; meer daarover in Welk abonnement voor zakelijk gebruik?.
Typ geen namen in je assistent. Wat je zelf in de assistent typt, gaat rechtstreeks naar de aanbieder, buiten de pseudonimisering om. Vraag naar "deze medewerker", niet naar een naam.
Geef elk project een einddatum. Daarna gaat de toegang dicht en worden kopieën, fragmenten en pseudoniemen opgeruimd, tenzij een juridische bewaarplicht geldt. Dat helpt om dossiers niet langer te bewaren dan nodig.
Leg het vast. Een DPIA is bij personeelsgegevens snel aan de orde. Hoe je die aanpakt, lees je in De DPIA voor AI-tools. Gepseudonimiseerde gegevens blijven voor je organisatie persoonsgegevens; waarom, staat in Pseudonimiseren of anonimiseren?.
De werkwijze stap voor stap staat op de pagina Hoe PrivaSearch werkt. Wil je het zien met je eigen stukken, vraag dan een demo aan.
Begin met de stukken waar het minste risico in zit en de meeste tijd in gaat zitten: het personeelshandboek, de cao en de regelingen. Daarin staan nauwelijks persoonsgegevens, en de vragen erover komen elke week terug. Zo leert het team werken met zoeken op bron, zonder dat er meteen gevoelige dossiers in een project staan.
Breid daarna uit naar dossiers, één soort tegelijk. Spreek af wie de review doet: bij personeelsdossiers is dat iemand die de context kent en ziet wanneer een omschrijving iemand herkenbaar maakt. Leg vast welke stukken nooit in een project gaan, zoals medische informatie die de bedrijfsarts niet hoeft te delen.
Betrek de ondernemingsraad op tijd. Een nieuwe manier van werken met personeelsgegevens is iets waar de raad over mee wil praten, ook als het systeem geen besluiten neemt.
Zorg dat iedereen die zoekt de korte AI-geletterdheidstraining heeft gedaan. Zonder geldige training opent de werkruimte niet en weigert ook de koppeling met de assistent. Waarom die training er is, lees je in ons artikel over AI-geletterdheid.
Niet zomaar. Je stuurt dan het hele dossier naar de aanbieder, met beoordelingen, salarisafspraken en soms gegevens over gezondheid. Dat vraagt onder de AVG een grondslag, een verwerkersovereenkomst en een afweging over de noodzaak. Een veiligere route is de persoonsgegevens eerst te pseudonimiseren en te laten controleren, zodat de assistent alleen vrijgegeven passages ziet.
Nee. PrivaSearch is geen HR-systeem. Het selecteert geen kandidaten, beoordeelt geen medewerkers en neemt geen beslissingen. Het maakt documenten doorzoekbaar nadat persoonsgegevens zijn vervangen en een collega dat heeft gecontroleerd. Een besluit over een persoon neemt altijd een mens.
Herkenning vindt namen, adressen, BSN's, IBAN's, kentekens en geboortedata, maar is nooit volledig. Daarom is de menselijke review verplicht: een collega ziet het origineel naast de gepseudonimiseerde tekst en vult aan wat gemist is. Zet daarnaast alleen stukken in een project die er volgens je eigen afspraken in horen.
Alleen de dossiers in projecten waar hij lid van is. Rechten werken per project, en ook beheerders krijgen geen automatische inzage. Is een SharePoint-bibliotheek gekoppeld, dan wordt bij elk verzoek live gecontroleerd of de gebruiker het document daar nog mag zien.
Niet vanzelf. Een functie, een afdeling of een gebeurtenis kan iemand herkenbaar maken, ook als zijn naam is vervangen. Gepseudonimiseerde gegevens blijven daarom persoonsgegevens. De collega die de review doet, beoordeelt wat er nog herkenbaar is, en de adviseur bepaalt wat er in een rapport komt.
Claude, ChatGPT Business en Mistral Vibe, via een beveiligde MCP-koppeling. Je koppelt op het eigen adres van je organisatie en keurt de koppeling goed nadat je bent ingelogd. Zoeken kan ook helemaal in PrivaSearch zelf: de koppeling is een extra, geen voorwaarde.
Per abonnement van Claude: wat er met je invoer gebeurt, hoe lang die blijft staan, of er een overeenkomst is en waar je gegevens staan. Stand oktober 2026.
Wat je per soort gegeven moet regelen voordat het in een AI-chatbot mag: van een naam en een e-mailadres tot gezondheid, strafblad en BSN.
Waar een geüpload bestand terechtkomt, hoe lang het blijft staan, wie erbij kan en wat verwijderen betekent. Met vier routes voor dossiers.
We laten het zien met fictieve dossiers uit jouw branche: upload, herkenning, review, zoeken en de koppeling met je AI-assistent. Daarna weet je precies wat je team veilig kan gebruiken.
Plan een demo →