KI und Datenschutz
Wie eine Gesundheitspraxis mit PrivaSearch und eigenem KI-Assistenten in Aufnahmeberichten, Versorgungsverträgen und Beschwerdeakten sucht.
Eine Gesundheitspraxis oder Gesundheitsverwaltung nutzt PrivaSearch, um mit einem KI-Assistenten in Aufnahmeberichten, Versorgungsverträgen, Protokollen und Beschwerdeakten zu suchen, ohne Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen von Klienten an den Anbieter zu geben. Ein Kollege kontrolliert jedes Dokument, bevor es durchsuchbar wird, und jede Antwort kommt mit der Quelle.
Dieser Artikel behandelt die administrative Seite des Gesundheitswesens: die Praxismanagerin, die Verwaltungskraft und das Sekretariat, mit erfundenen Situationen aus einer Physiotherapiepraxis, einer Praxis für psychische Gesundheit und einer Organisation für häusliche Pflege. Über die Regeln für KI im Gesundheitswesen im Allgemeinen haben wir bereits KI im Gesundheitswesen geschrieben.
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Die DSGVO verbietet ihre Verwendung, außer in einer begrenzten Zahl von Ausnahmen; die Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde, erläutert das auf ihrer Seite über die Nutzung und Weitergabe von Gesundheitsdaten. Ein Aufnahmebericht, ein Überweisungsschreiben oder ein Beschwerdebrief enthält fast immer solche Daten.
Hinzu kommt die Schweigepflicht. Für die medizinische Behandlung steht sie in Artikel 7:457 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs, Teil der als WGBO bezeichneten Regelung. Wer einen Bericht in einen Chatbot einfügt, sendet ihn vollständig an den Anbieter; die Autoriteit Persoonsgegevens warnt, dass dies zu einer Datenpanne führen kann.
Die niederländische Gesundheitsaufsicht, die Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), rief Gesundheitsanbieter im Februar 2025 dazu auf, generative KI sorgfältig einzuführen. Die Aufsicht weist darauf hin, dass generative KI falsche oder unvollständige Informationen erzeugen kann und dass der Gesundheitsanbieter für die sorgfältige Nutzung verantwortlich bleibt.
PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat.
Wo in einem Beschwerdebrief Name, Geburtsdatum und BSN eines Klienten standen, liest der Assistent „[PERSOON_B4A1]“, „[GEBOORTEDATUM_788C]“ und „[BSN_361B]“. Die behandelnde Fachperson selbst arbeitet ganz normal im Aktensystem der Praxis; PrivaSearch ersetzt dieses nicht.
Eine Physiotherapiepraxis hat Verträge mit mehreren Krankenversicherern, jeweils mit eigenen Bedingungen zu Überweisungen, Behandlungsdauer und Abrechnung. Die Praxismanagerin möchte wissen, welche Verträge für eine bestimmte Behandlung eine Überweisung verlangen. Verträge enthalten wenige Daten über Klienten, aber Namen von Ansprechpersonen und IBANs. In einem Projekt mit den Verträgen findet sie die Antwort samt Bestimmung und Seite und prüft sie im Vertrag selbst.
Eine Organisation für häusliche Pflege erhält eine Beschwerde und möchte wissen, was früher in der Korrespondenz mit dem Klienten und der Familie vereinbart wurde. Die Beschwerdebeauftragte legt die Briefe und Berichte in ein abgeschirmtes Projekt. Nach der Prüfung fragt sie den Assistenten, welche Vereinbarungen zu Besuchszeiten in den Unterlagen stehen. Weil nur die Mitglieder dieses Projekts Zugang haben, sieht der Rest der Organisation nichts von der Beschwerde.
Mitarbeitende stellen oft Fragen zu Arbeitsanweisungen: Wie ist das Verfahren bei einem Vorfall, wie lange bewahren wir ein bestimmtes Dokument auf, wer muss eine Meldung unterschreiben. Protokolle enthalten kaum personenbezogene Daten, sind aber lang und über Ordner verteilt. Ein Projekt mit allen Protokollen macht sie auf einen Schlag durchsuchbar, mit der Quelle zu jeder Antwort.
Eine Praxis für psychische Gesundheit möchte wissen, wie oft in Aufnahmeberichten des vergangenen Jahres auf eine bestimmte Form der Begleitung verwiesen wird, um das Angebot besser abzustimmen. Das ist das sensibelste Beispiel. Die Erkennung ist nie vollständig, und die Beschreibung einer Beschwerde oder eines Lebensereignisses kann jemanden erkennbar machen. Deshalb schaut der Kollege bei der Prüfung hier besonders genau hin, und die Praxis legt vorab fest, ob solche Berichte überhaupt in ein Projekt gehören. Haben Sie Zweifel, lassen Sie sie draußen.
| Aufgabe | PrivaSearch und Ihr Assistent | Die Praxis oder die behandelnde Fachperson |
|---|---|---|
| Eine Bestimmung, Vereinbarung oder ein Verfahren wiederfinden | Sucht in freigegebenen Textstellen und nennt die Quelle | Liest im Dokument selbst nach |
| Personenbezogene Daten abschirmen | Ersetzt sie durch Pseudonyme; ein Kollege kontrolliert | Beurteilt, ob es vollständig ist |
| Eine Diagnose stellen oder eine Behandlung wählen | Tut das nicht | Entscheidet als behandelnde Fachperson |
| Die Akte des Klienten führen | Tut das nicht; es ist kein Aktensystem | Arbeitet im eigenen Aktensystem |
| Festhalten, wer was getan hat | Hält jede Auflösung eines Pseudonyms in einem Protokolleintrag fest | Kann das Protokoll einsehen |
PrivaSearch ist weder Aktensystem noch Medizinprodukt. Es ist eine Suchebene für Dokumente. Ob es zur Schweigepflicht Ihrer Praxis oder Einrichtung passt, beurteilen Sie selbst, mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wählen Sie bewusst, welche Unterlagen hineinkommen. Beginnen Sie mit Dokumenten mit wenigen Gesundheitsdaten, etwa Verträgen und Protokollen. Erweitern Sie erst auf Berichte über Klienten, wenn Sie wissen, wie die Prüfung in Ihrer Praxis funktioniert.
Arbeiten Sie mit Projekten und Berechtigungen. Berechtigungen gelten je Projekt, und Administratoren erhalten keine automatische Einsicht. Eine Beschwerdeakte legen Sie in ein eigenes Projekt, nur mit den Menschen, die sie brauchen.
Verbinden Sie nur ein Geschäftskonto. Was PrivaSearch an den Assistenten zurückgibt, gelangt zum Anbieter dieses Assistenten, mit Pseudonymen statt Namen. Verbinden Sie deshalb ein Geschäftskonto mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag; welches Abonnement dafür in Frage kommt, steht in Welches Abonnement für die geschäftliche Nutzung?.
Tippen Sie keine Namen in Ihren Assistenten. Was Sie selbst in den Assistenten tippen, geht direkt an den Anbieter, an der Pseudonymisierung vorbei.
Geben Sie jedem Projekt ein Enddatum. Danach wird der Zugang geschlossen, und Kopien, Fragmente und Pseudonyme werden bereinigt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt.
Halten Sie es fest. Bei Gesundheitsdaten ist eine DSFA schnell ein Thema; wie Sie diese angehen, steht in Die DSFA für KI-Tools. Für diese Verarbeitung liefert PrivaSearch eine DSFA-Vorlage und einen Eintrag für das Verarbeitungsverzeichnis, abgeleitet von der Einrichtung Ihrer Umgebung. Es sind Ausgangsdokumente, keine abgeschlossenen Beurteilungen. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten; warum, lesen Sie in Pseudonymisieren oder anonymisieren?.
Die Schritte stehen auf der Seite So funktioniert PrivaSearch. Möchten Sie es mit fiktiven Akten sehen, fragen Sie eine Demo an.
Beginnen Sie mit Dokumenten, in denen wenige oder keine Daten über Klienten stehen: Versorgungsverträge, Protokolle, Arbeitsanweisungen und das Qualitätshandbuch. Darin steckt viel Suchzeit, und das Risiko ist gering. So lernt die Praxis, mit der Suche nach Quelle zu arbeiten, bevor Berichte über Klienten in ein Projekt kommen.
Vereinbaren Sie danach, wer die Prüfung durchführt. Bei Unterlagen über Klienten ist das jemand, der die Praxis kennt und sieht, wann eine Beschreibung jemanden erkennbar macht, auch ohne Namen. Halten Sie fest, welche Arten von Dokumenten nie in ein Projekt kommen.
Besprechen Sie die Einführung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, und nehmen Sie die Verarbeitung in Ihr Verzeichnis auf. Die Ausgangsdokumente, die PrivaSearch liefert, ergänzen Sie um das, was für Ihre Praxis gilt.
Sorgen Sie dafür, dass alle, die suchen, die kurze Schulung zur KI-Kompetenz absolviert haben. Ohne gültige Schulung öffnet sich der Arbeitsbereich nicht, und auch die Verbindung mit dem Assistenten wird verweigert. Warum es diese Schulung gibt, lesen Sie in unserem Artikel über KI-Kompetenz.
Werten Sie nach einigen Wochen aus: Spart es Zeit, und stimmen die Antworten beim Nachlesen?
Das ist möglich, aber nicht in jedem Tool und nicht ohne Schutzmaßnahmen. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, und für Gesundheitsberufe gilt die Schweigepflicht. Ein Aufnahmebericht gehört nicht in einen Chatbot, an dessen Anbieter er vollständig geht. Wählen Sie eine Arbeitsweise, bei der personenbezogene Daten zuerst abgeschirmt werden, ein Mensch kontrolliert und die behandelnde Fachperson verantwortlich bleibt.
Nicht, wenn Sie über PrivaSearch suchen. Namen, Adressen, BSN, IBANs, Kennzeichen und Geburtsdaten werden innerhalb von PrivaSearch durch Pseudonyme ersetzt, und ein Kollege kontrolliert das, bevor ein Dokument durchsuchbar wird. Der Assistent erhält nur diese freigegebenen Textstellen, niemals die Originaldateien.
Die Erkennung ist nie vollständig, und die Beschreibung einer Beschwerde oder eines Lebensereignisses kann jemanden erkennbar machen, auch ohne Namen. Deshalb ist die menschliche Prüfung verpflichtend: Ein Kollege sieht das Original neben dem pseudonymisierten Text und ergänzt, was übersehen wurde. Legen Sie außerdem vorab fest, welche Arten von Berichten in ein Projekt gehören.
Nein. PrivaSearch ist weder Aktensystem noch Medizinprodukt. Es ist eine Suchebene für Dokumente, die personenbezogene Daten ersetzt, bevor ein KI-Assistent darin sucht. Diagnosen, Behandlungsentscheidungen und die Aktenführung bleiben bei der behandelnden Fachperson und im eigenen Aktensystem.
Die Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, die niederländische Gesundheitsaufsicht, rief Gesundheitsanbieter im Februar 2025 dazu auf, generative KI sorgfältig einzuführen. Laut der Aufsicht kann solche KI falsche oder unvollständige Informationen erzeugen, und der Gesundheitsanbieter ist für eine sorgfältige Einführung und Nutzung verantwortlich. Prüfen Sie deshalb jede Antwort anhand der Quelle.
Nein, nicht wenn Sie sie in ein eigenes Projekt legen. Berechtigungen gelten je Projekt: Nur die Mitglieder dieses Projekts sehen die Unterlagen, und Administratoren erhalten keine automatische Einsicht. Ist eine SharePoint-Bibliothek verbunden, wird bei jeder Anfrage live geprüft, ob der Nutzer das Dokument dort noch sehen darf.
Je Claude-Tarif: Was mit Ihren Eingaben passiert, wie lange sie bleiben, ob ein Vertrag besteht und wo Ihre Daten gespeichert werden. Stand Oktober 2026.
Was Sie je Datenart vor der Eingabe in einen KI-Chatbot regeln müssen: von Namen und E-Mail-Adressen bis zu Gesundheit, Strafregister und BSN.
Wo eine hochgeladene Datei landet, wie lange sie bleibt, wer Zugriff hat und was Löschen bedeutet. Mit vier Vorgehensweisen für personenbezogene Akten.
Wir zeigen es mit fiktiven Akten aus Ihrer Branche: Upload, Erkennung, Prüfung, Suche und die Verbindung mit Ihrem KI-Assistenten. Danach wissen Sie genau, was Ihr Team sicher nutzen kann.
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